À l’heure actuelle, la direction de votre organisation médicale commence à conclure qu’il y a plus de problèmes que d’avantages à continuer à utiliser des dossiers papier et qu’il est temps de passer aux dossiers médicaux électroniques. Si certains cabinets parviennent à s’en sortir en utilisant le bon vieux papier, les inconvénients ne peuvent plus être ignorés. Les dossiers papier sont tout simplement trop peu sûrs et il devient de plus en plus difficile de justifier l’utilisation de cette méthode dépassée de conservation des dossiers des patients.
En fait, l’utilisation d’un dossier de santé électronique ou d’un système DSE vous offre un bien meilleur contrôle de la sécurité des informations. Pour vous aider à convaincre votre équipe d’aller de l’avant avec un DSE, voici cinq raisons pour lesquelles les dossiers de santé électroniques sont plus sécuritaires que les dossiers papier.
1. Accordez l’accès uniquement aux utilisateurs autorisés
Un système papier pour les dossiers médicaux de vos patients facilite l’accès d’une personne non autorisée à votre insu. Au cours d’une journée chargée, un employé peut laisser le dossier d’un patient dehors au lieu de le remettre dans le classeur, par exemple. Ou bien quelqu’un classe mal les informations, ce qui est encore pire pour les patients en question.
Si vous avez déjà été en train de photocopier des documents importants et que vous avez ensuite été distrait par un appel téléphonique ou un autre détournement de votre attention, vous savez à quel point il est facile de laisser un document derrière soi pour que quelqu’un d’autre puisse le consulter. Avec un système de DSE, vous pouvez contrôler précisément qui a accès aux informations du patient et à quel moment.
De plus, la version électronique du dossier du patient est maintenant plus pratique à partager avec les autres parties concernées. Il s’agit, par exemple, de fournir un rapport de suivi au médecin qui a envoyé un patient consulter l’un de vos spécialistes. Vous pouvez l’envoyer instantanément par voie électronique au lieu de faire appel à un coursier ou au courrier de nuit, et les informations que vous transmettez seront protégées de bout en bout, ce qui permet de garder les informations sur les patients en sécurité tout en étant plus pratique à utiliser. Suivez le lien laboconnect pour consulter vos résultats d’analyse.
2. Le cryptage maintient les informations en sécurité
Un dossier papier est facilement exposé, laissant n’importe qui le voir, transcrire les détails, faire une copie ou même scanner ou faxer les informations à un tiers. En revanche, les dossiers électroniques peuvent être protégés par des méthodes de cryptage robustes afin de mettre les informations cruciales des patients à l’abri des regards indiscrets.
Votre organisation doit déjà faire tout son possible pour se conformer à la loi HIPAA et à d’autres réglementations relatives à la confidentialité, et les dossiers médicaux électroniques facilitent le maintien de la confidentialité par rapport aux dossiers papier à cet égard.
Dans un exemple frappant d’une organisation qui ne protège pas les informations des patients dans les dossiers papier, les services de santé et les services sociaux des États-Unis ont signalé que leur bureau des droits civils a imposé une amende de 2,15 millions d’euros à Jackson Health Systems parce qu’il avait perdu les dossiers papier stockant les informations de santé protégées ou PHI de 756 de ses patients. Les dossiers papier ne vous offrent pas, à vous et à vos patients, la sécurité robuste qui accompagne automatiquement un DSE.
3. Les dossiers papier sont sujets à la falsification
Les dossiers papier peuvent être modifiés d’une manière qui peut être difficile à détecter. Quelqu’un peut retirer des papiers d’un rapport, par exemple, ou produire une copie altérée pour se substituer aux véritables informations.
Les dossiers médicaux électroniques sont protégés par un cryptage et des systèmes de connexion et de mot de passe solides qui rendent beaucoup plus difficile pour quelqu’un d’apporter des ajustements non autorisés au dossier du patient et à d’autres informations. L’utilisation d’un DSE vous aide clairement à maintenir des dossiers impeccables.
4. Pistes d’audit
Les dossiers de santé électroniques ou les systèmes DSE donnent aux organisations médicales une sécurité accrue parce qu’ils vous permettent de faire des pistes d’audit. En général, il n’existe pas de méthode infaillible pour établir des pistes de vérification sur les dossiers papier. Comment sauriez-vous qui est la dernière personne à avoir exploré le dossier d’un patient, ou si elle a modifié les dossiers ?
Avec un système de DSE, vous pouvez rapidement déterminer quelles personnes ont accédé aux dossiers d’un patient, quand elles l’ont fait et si l’accès était autorisé. Dans le cas où quelqu’un accède à des informations qu’il ne devrait pas voir, un audit fera la lumière sur la situation, contrairement aux dossiers papier, qui peuvent être problématiques à contrôler. Bien entendu, vos employés correctement formés seront au courant de ces mesures de protection, ce qui peut les inciter à s’occuper de leurs propres affaires.
5. Sauvegarde des données après un sinistre
La sécurisation des dossiers de vos patients implique bien plus que le contrôle de l’accès aux informations confidentielles. Vous devez également vous assurer que les données seront disponibles dans les pires scénarios. Par exemple, en cas d’intrusion criminelle ou de vandalisme ou de catastrophes naturelles telles qu’un incendie, une inondation ou un tremblement de terre, vous serez en mesure de restaurer vos données confidentielles sur les patients à partir d’une sauvegarde hors site et de vous remettre en marche beaucoup plus rapidement que si votre organisation s’appuyait sur un système papier.
Pensez au fait que les pirates criminels s’intéressent de plus en plus à la mine d’or de données contenues dans les dossiers médicaux non sécurisés des patients. Selon un rapport sur les violations de données du CISO Magazine destiné aux professionnels de la sécurité informatique, « la santé financière du secteur de la santé pourrait encore s’aggraver, les violations de données devant coûter 4 milliards d’euros d’ici la fin de l’année. »
Donc, si votre organisation est frappée par une attaque de ransomware qui tente de geler les données des patients jusqu’à ce que vous payiez une grosse somme en bitcoins, vous pouvez faire abstraction des pirates. Au lieu de cela, votre service informatique efface le système et le met à jour avec les données de sauvegarde et vous pouvez continuer à diagnostiquer et à traiter les patients.
Comme vous pouvez le voir, le passage aux dossiers médicaux électroniques offrira à votre organisation plus de sûreté et de sécurité pour les données confidentielles de vos patients. Un système de DSE vous offre également un certain nombre d’autres avantages, notamment l’augmentation de l’efficacité du personnel et la réduction des erreurs, tout en vous aidant à devenir plus rentable.
